kintoneを使っていると、「ユーザー選択フィールドに誰を入れるか」「承認者はどうやって決めるか」で、意外と悩むことはありませんか？
多くの方は、「手入力でユーザーを選ぶ」、「組織や役職でなんとなく決める」、「アプリごとに同じ設定を何度も作る」といった運用をしているかもしれません。
ですが、cybozu.com共通管理には「カスタマイズ項目」という仕組みがあるのをご存じでしょうか。
カスタマイズ項目とは？
カスタマイズ項目とは、ユーザー情報に対して、会社独自の項目を追加できる機能です。
たとえば、担当部長や所属長、承認ルート用の責任者などの人の設定、社内で使っている区分やフラグといった文字情報を、ユーザーごとにあらかじめ登録しておくことができます。
これは、kintoneアプリ単位ではなく、cybozu.com全体で共通に使えるユーザー情報です。
※カスタマイズ項目の設定には、kintone管理者の他、cybozu.com共通管理者である必要があります。
ノーコード運用でも使える！こんな場面で効いてくる！
実用例
① 承認者を「毎回選ばせない」
プロセス管理を使っていると、「承認者を手で選ぶのが面倒」、「選び間違いが起きる」という声はよくあります。
実は、プロセス管理ではユーザーにカスタマイズ項目で設定した情報を使って、承認者を自動で割り当てることができます。
つまり、ユーザー情報に「上長」を登録し、プロセス管理で「この項目を承認者にする」と指定するだけで、申請者に応じて承認者が自動的に決まる仕組みが作れます。
ノーコードのまま、運用ミスや負担を大きく減らせるポイントです。
② アプリごとの「設定の重複」を減らせる
kintoneを長く使っていると、同じような申請アプリや、同じような承認フローが増えてきます。
そのたびに「この人の承認者は誰だっけ？」をアプリ側で管理し始めると、設定がバラバラになり、修正が大変になります。
カスタマイズ項目を使えば、ユーザー情報は1か所で管理でき、アプリ側は「参照するだけ」という分担ができます。
これは、ノーコード運用を長く続けるための設計として、とても重要です。
カスタマイズ項目の特徴
一括CSV更新できるから、あとが本当に楽
カスタマイズ項目の良いところは、設定したあとも「直しやすい」点にあります。
ユーザー情報に登録したカスタマイズ項目は、ユーザー一覧から CSVでまとめて書き出し・更新が可能です。
そのため、人事異動や役割変更が発生しても、Excelで一覧を修正して再取り込みするだけで対応できます。
アプリが増えても、修正するのは「ユーザー情報のCSV」だけ。
承認者や役割をアプリごとに直し回る必要がなくなり、保守の手間と更新漏れを大きく減らせるのが、カスタマイズ項目を使う一番のメリットです。
「使っていない」のは、もったいないケースが多い
正直なところ、カスタマイズ項目はあまり活用されていません。
実際に、「管理画面を触るのが怖い」、「今の運用でなんとなく回っている」といった理由で、使われていないことが多い機能です。
ですが、「承認者を固定で選んでいる」、「ユーザーごとの役割をアプリで管理している」、「同じ設定を複数アプリに持っている」などの運用をしている場合、カスタマイズ項目を使うだけで、かなり整理できる可能性があります。
カスタマイズ項目の設定方法について
公式サイトにおいてわかりやすくまとめてあります。こちらをご参考に設定してみてください。
ノーコードだからこそ、「共通情報」を大事にする
kintoneはノーコードで柔軟に作れる反面、自由に作りすぎると、後から整えるのが大変になります。
だからこそ、「ユーザーに紐づく情報は、ユーザー側で持つ」、「アプリは”業務”に集中させる」この考え方が効いてきます。
“カスタマイズ項目”は、そのための土台になる機能です。
まとめ
いかがでしたでしょうか？
①カスタマイズ項目は、ユーザー情報を拡張できる機能
②承認者の自動割り当てなど、ノーコードでも効果が大きい
③アプリが増えるほど、後から効いてくる
もし、「承認者の設定、そろそろ整理したいな」と思ったことがございましたら、一度 cybozu.comの”カスタマイズ項目”を設定してみてはいかがでしょうか。
エーアイティ研究所では、基本機能、プラグインはもちろんのこと、カスタマイズのご相談もお待ちしております。kintone化をあきらめていた業務などがございましたら、お気軽にお問い合わせください。
